Accueil des clients, réponses aux questions, résolution de dossiers ou encore comptabilité, les journées sont bien remplies dans une étude notariale. Détour par Genappe et rencontre avec les collaborateurs de l’étude Estienne, Gernaij & Laine. 

Texte Gilda Benjamin    Photos Jan Crab

Sur la place animée de Genappe, l’étude se tient un peu en retrait mais a pignon sur rue. Dès l’entrée vitrée, on pénètre dans le hall d’accueil. L’ambiance se révèle calme, rythmée par quelques coups de fil et des échanges d’informations entre collaborateurs. Nous pénétrons dans un lieu de travail où la concentration reste un des points essentiels. Ce qui n’empêche nullement les sourires et les rires, comme nous nous en rendrons vite compte.

Un long couloir aux teintes chaudes, mélange de bois associé à des tons beiges et bordeaux, dégage une atmosphère feutrée et résolument design. Dans le premier bureau près de l’entrée occupé par trois collaborateurs chargés, entre autres, de l’accueil, de larges tableaux gris ornent les murs. Éléments de décoration ? Pas du tout, des panneaux anti-bruit, confort et discrétion oblige.

Les bureaux des notaires et des juristes sont disposés de part et d’autre du couloir. Un espace d’archivage impressionne par ses armoires aux allures de coffre-fort. Au fond du couloir, une pièce de vie/cuisine pour les déjeuners conviviaux et les pauses café/thé. D’ailleurs la théière est chaude, il n’y a plus qu’à se servir. J’aperçois un petit jardin touffu qui doit faire le bonheur de la biodiversité locale. Pas de doute, il se dégage de l’endroit une certaine sérénité. Une notion chère au cœur du notaire Estienne : dans un coin de son bureau trône un petit bronze représentant une jeune femme qui pouffe de rire dans ses mains. « C’est exactement l’esprit de travail que je désire insuffler ici » nous dit-il. Vérification avec quelques membres de son équipe.

Notaire Emmanuel Estienne : L’humain au centre

Il a repris l’étude en 2004 et l’équipe compte aujourd’hui neuf personnes. « Je partage la vie de l’étude avec deux notaires associées, anciennes collaboratrices très impliquées que je souhaitais, comme celles-ci, voir rester à l’étude ; nous avons scellé notre association à la fin du premier confinement, en mai 2020. 

Durant 7 ans, j’ai été enseignant dans l’enseignement secondaire mais je me suis toujours intéressé au droit, j’ai donc repris les cours en horaire décalé. Et, au grand dam de mon épouse qui espérait partir à l’étranger, j’ai décidé de me former au notariat. Après avoir vécu une expérience variée dans quatre études, je suis arrivé à Genappe. Cette expérience a été d’un grand enseignement quant au contact avec le personnel. J’accorde beaucoup d’importance à l’humain et à l’ambiance de travail. Mon leitmotiv est de constituer une chaîne dont chaque maillon a son importance : personne ne doit être laissé pour compte. La solidarité est essentielle dans une équipe.

Est-il pour quelque chose dans l’agencement des lieux ? « J’aime beaucoup le caractère architectural épuré et nous avons réalisé des travaux d’aménagement en ce sens, entre réception claire et carrelée et ambiance plus feutrée pour les bureaux. » Des travaux d’agrandissement sont prévus pour 2022. De quoi optimiser les synergies. « Chacun se focalise sur ses dossiers tout en gardant à l’esprit le plaisir de partager et l’avantage de pouvoir s’appuyer sur les compétences des autres.

Il ne faut jamais perdre de vue l’importance du relationnel. Ces derniers mois, beaucoup de choses se sont réalisées par visioconférence comme la signature d’actes. Mais à l’avenir, même avec un masque, je préfère opérer en présence des parties : un sourcil qui se lève, une grimace … et je peux aller au-devant des questions. Il s’agit tout de même d’une des fonctions fondamentales du notariat : donner les clés nécessaires afin que le dossier soit accessible et compréhensible pour les parties.

Céline Lahaye : Le goût d’apaiser

Juriste licenciée en droit et en notariat, Céline assure notamment le suivi des dossiers de vente ainsi que les successions, outre le droit des sociétés.

« J’ai rejoint l’étude en 2010. L’ambiance a toujours été très conviviale ici. Quand je reçois un dossier, il est rattaché à un des trois notaires. Mais je peux, si j’ai une question, m‘adresser à l’un ou l’autre sans problèmes. Ce dialogue est très intéressant. Ma journée commence par la lecture des mails et je poursuis par le traitement de certains dossiers, que ce soit en effectuant des recherches en vue de projets d’actes ou en recevant des clients afin de voir le dossier avec eux. L’ambiance étant plutôt calme et posée, cela nous permet de travailler dans de bonnes conditions. Nous sommes contents d’avoir repris le travail en présentiel car les choses sont nettement plus faciles tant au niveau contact que pratique. J’aime le droit mais pas le côté conflictuel que peut revêtir le métier d’avocat, par exemple. J’apprécie plus l’idée d’apaiser, de mettre tout le monde d’accord pour prévenir, justement, les litiges. »

Axelle Laine : Matins malins

Notaire associée, elle est la plus jeune de l’étude et s’occupe plus particulièrement de règlements collectifs de dettes, saisies et faillites….

« J’ai directement commencé à travailler pour le notaire Estienne à la fin de mes études et j’ai eu la bonne surprise qu’il me propose de nous associer après avoir passé mon concours. Bien sûr, mon travail a changé puisque je suis plus dans la prise de décisions et je communique davantage sur le fonctionnement général et plus seulement sur les dossiers. Mais j’ai tenu à garder le même type de rapports avec mes collègues. L’organisation de l’étude est assez souple et la porte de chacun d’entre nous est toujours ouverte aux autres quand survient une question ou un problème. Parfois, un dossier nécessite une discussion plus confidentielle et, de toute façon, on prend le temps et on se montre à l’écoute. Nous avons, une fois par semaine voire davantage, une réunion entre notaires afin de discuter de la distribution des dossiers. Nous avons aussi prévu des « matins malins » où nous échangeons, tous ensemble, sur les particularités d’un dossier, une situation ou une fonctionnalité supplémentaire du logiciel… Je vous rassure, nous avons également des moments amicaux où on ne parle ni dossiers ni boulot !  

Ce que je préfère dans mon métier ? Le contact avec les gens. Quand on me dit que la lecture d’un acte a été moins rébarbative que prévu, c’est très agréable. L’accompagnement d’un client et la finalisation de son dossier sont des sources de motivation. » 

Nathalie Baugnet : L’agenda, fidèle ami

Juriste et enseignante, dernière arrivée en août 2020, elle est spécialiste du droit des personnes, des régimes matrimoniaux, assure notamment le suivi des liquidations judiciaires, des divorces par consentement mutuel, des donations …

« Je n’ai pas de journée-type puisque je suis aussi professeur en haute école, ce qui me nourrit au quotidien. J’ai besoin de vivre cette double activité.

Les premiers rendez-vous d’un client se passent, à priori, avec l’un ou l’autre notaire. Mais au cours du traitement d’un dossier, lors de points à éclaircir dans un projet envoyé au client, je suis apte à l’aider pour lui fournir des explications, par téléphone ou au bureau.

Je touche plutôt aux affaires familiales. J’ai une organisation du tonnerre du fait que je ne suis ici que trois jours par semaine. Mon agenda est mon meilleur ami ! Chaque semaine, j’établis les dossiers à traiter. Mails, téléphone, rédaction d’actes, réunions avec les notaires…. Si nous sommes tous le nez plongé dans nos dossiers, nous nous retrouvons souvent le midi avec certains pour déjeuner dans la pièce de vie, nous ne sommes jamais moins de quatre ou cinq autour de la table. Honnêtement, je ne m’ennuie jamais, j’adore le côté technique du droit. »

Sylvain Lebon : Ambiance détendue

Entre comptabilité, secrétariat et archivage, l’homme a semble-t-il bousculé les codes par son humour et son caractère jovial. Venant de l’administration, il a rejoint l’étude en avril 2018.

« J’aime que tout soit bien rangé et ordonné au bureau, qu’on puisse retrouver un dossier sans difficulté et le plus rapidement possible afin de faciliter la tâche des juristes et des notaires. J’essaye de réfléchir au moindre détail. Disons que je suis un peu moins bien organisé à la maison ! 

La première chose dont je m’occupe le matin est d’établir le répertoire des actes, ce qui me permet également de préparer mes dossiers comptables. Ensuite viennent la comptabilité et l’encodage des frais d’actes pour, à la finalisation de l’acte, procéder à son classement et son archivage. Tout se fait donc selon un modus operandi bien précis. L’archivage papier représente encore une part importante de la vie notariale. Heureusement, on a scanné les dossiers plus anciens pour y avoir accès plus facilement. Je gère aussi les salaires et je prépare les minutes pour les reliures puisqu’elles doivent être conservées à vie et être accessibles à tous les corps de métier qui pourraient en avoir besoin. J’avoue, j’étais nul en maths à l’école et pourtant j’adore les chiffres.

On me dit que j’ai détendu l’ambiance. Je trouve que c’est important de rigoler, de partager. Tout en respectant le sérieux du travail effectué ici. » 

Christine Habay : Métier de contact

En collaborant étroitement avec les notaires et les juristes, elle assure aussi bien l’accueil que des formalités post-acte, l’ouverture de dossiers et la réalisation de formalités préparatoires aux actes.

« Grâce aux indications précises des notaires, je sais exactement ce que je dois faire. Je m’occupe dès le matin de tout ce qui est post-acte afin que le notaire puisse valider le dossier. Pour le reste, heureusement, mes journées sont très variées. Entre l’accueil des clients et le suivi des tâches, mes journées sont bien rythmées. Je suis arrivée le 16 mars, 1^er jour du confinement. Une situation qu’il a aussi fallu gérer. J’ai travaillé dans trois études, ici je peux renouer avec des domaines qui me sont chers comme le relationnel, les affaires familiales, ce qui correspond à ma personnalité car je suis très à l’écoute des gens. J’aime aborder un dossier de façon humaine. Vous savez, une approche s’établit dès un premier coup de téléphone. Or, j’ai la chance de travailler dans une étude qui met en avant ces valeurs qui m’importent tant. Je fais ce métier surtout pour garder ce contact à l’humain. »